Нижний Новгород, ул. Торговая, д.18/4
3 этаж, офис 19 есть парковка

+7 (920) 055-77-75

+7 (831) 216-13-19

+7 (831) 216-40-19

Применение электронных документов в бухучете

По правилам ведения бухгалтерского учета совершение любой хозяйственной операции должно быть зафиксировано при помощи удостоверяющей документации. Причем все эти документы должны храниться длительное время. За несколько лет их скапливается немалое количество, а их систематизация может вызвать затруднения. Чтобы облегчить труд бухгалтеров и упростить документооборот, используются современные средства связи.

Используя электронные системы обмена данными можно сразу решить несколько проблем:

  • поиск необходимой информации в электронном архиве можно осуществлять с рабочего места любого сотрудника предприятия;
  • время на поиск с нескольких часов или дней, в случае с бумажными носителями, сокращается до нескольких минут с их электронной альтернативой;
  • обмен данными между предприятиями возможен без участия посредников и без лишних потерь времени на почтовую или курьерскую пересылку документов.

Но поскольку бухгалтерия – ответственная деятельность, регуляция всех ее положений ведется государством в строгом порядке. Поэтому реализация идей электронного документооборота должна быть подкреплена соответствующими подтверждениями со стороны органов власти. По данному вопросу таким документом является письмо, составленное специалистами Министерства финансов, опубликованное 30 сентября 2008 года под номером № 03-02-07/1-383.

В этом письме финансисты ссылаются на статью 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ, в котором есть перечень всех видов налогоплательщиков, имеющих право оформлять учетные документы, как на бумажных носителях, так и на электронных. И, согласно этого закона, те организации, которые приняли решение осуществлять свою деятельность при помощи электронной документации, должны по требованию контролирующих органов и предприятий-партнеров выдавать бумажные копии любого документа. Помимо этого, статья 17 этого же закона предписывает минимальный срок хранения для любой документации не менее 5 лет (для некоторых документов – еще больше). Причем потеря одного из них, либо повреждение архивов, влечет за собой ответственность, которую несет руководство предприятия.

Со стороны налоговой службы по поводу электронного хранения учетной документации тоже есть одна сноска: данные должны быть закрыты от посторонних лиц и надежно защищены электронными системами безопасности.
Цифровые версии документов должны быть в обязательном порядке заверены электронной цифровой подписью, которая выступает аналогом рукописной. Порядок ее применения, а также перечень лиц, которыми она может быть использована, описан в Законе «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.

Отношение к счетам-фактурам

Из вышеуказанного понятно, что регуляция данными правилами затрагивает оборот первичных документов, которые составляет бухгалтерия, а также налоговые регистры. Счета-фактуры не могут быть оформлены в электронном виде, поскольку в Налоговом кодексе четко прописано о том, что любое лицо, имеющее отношение к хозяйственной деятельности предприятия, не может подавать счета-фактуры для расчета НДС в электронном виде. Те же положения прописаны и в постановлении Правительства от 2 декабря 2000 года № 914, в которых описаны правила использования этих документов при ведении учета.

Но в письме от Минфина есть сноска, в которой упоминается о проведении в скором времени изменений в порядке документооборота, призванные создать почву для электронного использования счетов-фактур. Эти изменения пока будут иметь испытательный характер и только в случае положительного результата их проведения будет пересмотрена нынешняя политика, касающаяся электронных документов в бухгалтерии для облегчения составления отчетов и подачи их в госконтролирующие органы.